Digitales Reisejournal statt Papierheft
WTSH Delegationsreisen mobil, pflegbar und wiederverwendbar
Ein digitales Teilnehmerheft, das jede Delegationsreise bereichert – und für die nächste einfach dupliziert wird.
Für die WTSH haben wir das klassische, gedruckte Delegationsreisen-Heft in eine webbasierte Anwendung überführt. Das Reisejournal bündelt Programm, Adressen, Teilnehmerprofile und Ansprechpartner in einer mobil optimierten Oberfläche. Redakteure pflegen Inhalte zentral im CMS 6 und können beliebig viele Reisen parallel anlegen.
Die WTSH – Wirtschaftsförderung und Technologietransfer Schleswig-Holstein GmbH begleitet Unternehmen und Partner in Fragen der Standortentwicklung, Innovation und Internationalisierung. Delegationsreisen sind dabei ein zentrales Format, um Kontakte aufzubauen und Wissen vor Ort zu teilen. Die Kommunikation muss verlässlich, aktuell und gleichzeitig datenschutzkonform sein. Genau an dieser Schnittstelle zwischen Organisation und Reisealltag setzt das digitale Reisejournal an.
Öffentliche und öffentlich-nahe Organisationen stehen unter Druck, Prozesse zu digitalisieren und Ressourcen effizient einzusetzen. Gedruckte Informationsmedien geraten dabei zunehmend an Grenzen: Sie sind unflexibel, teuer in der Aktualisierung und oft nicht mobil gedacht. Gleichzeitig steigen Anforderungen an Datenschutz, Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit. Digitale, wiederverwendbare Systeme schaffen hier einen klaren Vorteil, weil sie Inhalte schneller bereitstellen und kontinuierlich verbessern lassen.
Wir haben das digitale Reisejournal als Web-App konzipiert, gestaltet und technisch umgesetzt – inklusive UX-Konzept, Webdesign sowie Frontend- und Backend-Entwicklung. Im CMS 6 wurden Datenstrukturen und Templates so aufgebaut, dass Programme, Teilnehmerprofile, Grußworte, Institutionen und Ansprechpartner zentral gepflegt und für beliebig viele Reisen ausgespielt werden können. Interaktive Karten, Such- und Filterfunktionen sowie Mehrsprachigkeit unterstützen die Nutzung im Reisealltag. Durch Testing, Ersteinpflege und CMS-Schulung konnte die Redaktion die Lösung anschließend eigenständig weiterführen.
Die Umsetzung erfolgte im CMS 6 mit einer datenbankgestützten Inhaltslogik und dynamischen Templates. Das Reisejournal wurde responsiv realisiert und als PWA ausgebaut, damit es mobil stabil funktioniert und sich wie eine Anwendung anfühlt. Ein integrierter Cookie-Manager und passende Datenschutz-Module unterstützen die DSGVO-konforme Verarbeitung. Der integrierte Reisegruppen-Chat ergänzt die Informationsplattform um eine direkte Kommunikationsfunktion und macht das Reisejournal im Tagesablauf noch praktischer.
Aus Papier wird ein verlässlicher Begleiter
Delegationsreisen leben von Taktung, spontanen Änderungen und vielen Kontakten. Genau daran scheitert das klassische Teilnehmerheft: Inhalte sind früh „festgedruckt“, Aktualisierungen kosten Zeit, und am Ende entstehen jedes Mal neue Druck- und Abstimmungsrunden. Bei der WTSH kam hinzu, dass das Heft nicht nur informieren, sondern auch vernetzen sollte – mit Kontaktdaten, Profilen, Social Links und kurzen Unternehmensvorstellungen. Gleichzeitig mussten sensible Teilnehmerdaten sauber abgesichert und DSGVO-konform verarbeitet werden.
Wir haben deshalb das gedruckte Heft konsequent als digitales Reisejournal neu gedacht: als webbasierte Anwendung, die unterwegs funktioniert, schnell Orientierung gibt und sich redaktionell ohne Umwege aktualisieren lässt. Wichtig war außerdem der modulare Ansatz: Nicht eine Lösung für eine Reise, sondern ein System, das sich für beliebig viele Delegationsreisen parallel nutzen lässt – inklusive der Möglichkeit, die nächste Reise bereits im Voraus anzulegen und zu befüllen. So wurde aus einem einmaligen Druckprodukt ein wiederkehrender, stabiler Prozess.
Klare UX, strukturierte Daten, Pflege im CMS 6
Im Mittelpunkt stand eine Informationsarchitektur, die Teilnehmende in wenigen Klicks ans Ziel bringt: Programm, Teilnehmerübersicht, Grußworte, Institutionenprofile, Ansprechpartner und alle relevanten Adressen – sinnvoll gruppiert, gut scannbar und auf mobilen Screens priorisiert. Auf dieser Basis entstand ein Webdesign entlang der Corporate-Design-Vorgaben der WTSH, mit responsiven Layouts für Desktop, Tablet und Smartphone sowie einer Kartenansicht, die Hotels, Restaurants und Partnerinstitutionen direkt auffindbar macht.
Technisch haben wir das Reisejournal im CMS 6 umgesetzt und dynamische Templates entwickelt, die Inhalte aus der CMS 6 Datenbank sauber ausspielen. Eine Teilnehmerdatenbank mit Such- und Filterfunktionen erleichtert das Finden von Personen und Organisationen; Kontaktdaten und Social Links lassen sich dort gezielt freigeben. Für den internationalen Einsatz wurde eine Mehrsprachigkeitsfunktion integriert. Datenschutz war von Anfang an Teil der Lösung: mit DSGVO-konformen Modulen und einem Cookie-Manager.
Als besonderes Element wurde das Reisejournal als PWA realisiert und um einen integrierten Reisegruppen-Chat ergänzt – damit Informationen nicht nur gelesen, sondern auch direkt im Reisealltag genutzt werden. Ergänzend haben wir die Ersteinpflege für die erste Delegationsreise unterstützt, intensiv getestet und die Redaktion in einer CMS-Schulung befähigt, Inhalte künftig eigenständig zu pflegen.
Wirkung: weniger Aufwand, mehr Aktualität, spürbar professioneller
Nach dem Launch ist das Reisejournal für Teilnehmende vor allem eines: sofort verfügbar. Auf dem Smartphone dient es als Nachschlagewerk, das Programm, Orte und Kontakte dort zusammenführt, wo sie gebraucht werden – unterwegs. Durch die klare Nutzerführung finden Geschäftskunden und Partner schneller die relevanten Informationen, ohne sich durch lange PDF- oder Papierstrecken zu arbeiten.
Für die WTSH hat sich der Aufwand rund um Delegationsreisen deutlich verschoben: weg von manuellen, schwer wiederholbaren Abläufen hin zu einer strukturierten Pflege im CMS 6. Inhalte lassen sich kurzfristig aktualisieren, Reisen können vorbereitet, dupliziert und parallel verwaltet werden. Das reduziert Abstimmungsschleifen und minimiert typische Fehlerquellen, die bei wiederholter Neuerstellung entstehen.
Gleichzeitig entfällt der Druck des Teilnehmerhefts – das spart Druckkosten und schafft Flexibilität, wenn sich Programmpunkte oder Adressen noch kurz vor Abreise ändern. In Summe steht nun eine digitale Lösung, die die Außenwirkung professionalisiert, mobil zuverlässig funktioniert und als System mitwächst: mit jeder neuen Reise, ohne jedes Mal bei null zu beginnen.
WTSH - Wirtschaftsförderung und Technologie Transfer Schleswig-Holstein
Die WTSH ist die zentrale Einrichtung der Wirtschaftsförderung in Schleswig-Holstein. Sie steht Unternehmen zur Seite, die am Standort ihre Geschäfte betreiben, erweitern oder neu aufnehmen. Die WTSH unterstützt Unternehmen dabei, ihre Ideen in Innovationen umzusetzen und ihre Potenziale zu nutzen.
